Huishoudelijk reglement
Artikel 1 Statuten, Huishoudelijk Reglement en besluiten
Door lid te worden van Vrouw in Bedrijf Alkmaar e.o. (ViB), onderwerpt ieder lid zich aan de statuten, het huishoudelijk reglement en genomen besluiten van het bestuur en de algemene leden vergadering. Niemand kan zich beroepen op onbekendheid met het bepaalde in de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering. De statuten, het reglement en besluiten worden gepubliceerd op de website van ViB.
Artikel 2 Leden en criteria voor toelating
Individuele leden van de vereniging kunnen zijn personen, die als vrouwelijke ondernemer (zzp’er, vennoot, directeur groot aandeelhouder, mede-eigenaar, eigenaar eenmanszaak etc.) werkzaam zijn of als manager of leidinggevende bij een bedrijf, waarbij het bedrijf bij de Kamer van Koophandel ingeschreven dient te staan in de gemeente Alkmaar of omliggende gemeenten.
De secretaris, diens plaatsvervanger of gemachtigde kan na ontvangst van de aanmelding en/of nadere toelichting op de aanmelding, besluiten tot het accepteren of weigeren van het lidmaatschap. In geval van twijfel beslist het bestuur. Van de beslissing wordt betrokkene zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.
Bij verandering van bedrijfsnaam, contactpersoon, (post)adres, functie, woonplaatsgegevens en indien van toepassing het inschrijfnummer in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en/of andere gegevens, welke van belang kunnen zijn voor de vereniging, is een lid verplicht de secretaris of diens gemachtigde van de vereniging hiervan in kennis te stellen.
Indien de functie dusdanig wijzigt dat een lid niet meer aan de criteria voldoet, eindigt het lidmaatschap aan het einde van het betreffende kalenderjaar.
Het lidmaatschap is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.
Artikel 3 Aanmelding en opzegtermijn
Aanmelding voor lidmaatschap van de vereniging geschiedt via een aanmeldformulier of via de aanmeldbutton op de website. Na aanmelding is het lidmaatschap minimaal voor één jaar. Aanmeldingen via de website hebben ook tot gevolg dat de leden minimaal één jaar lid blijven. Als de aanmelding plaatsvindt na 1 april, 1 juli of na 1 oktober van het betreffende jaar, dan is het nieuwe lid 3/4e deel, resp. de helft, resp. een kwart van de jaarlijkse contributie voor dat betreffende aanmeldingsjaar verschuldigd.
Het lidmaatschap wordt na één jaar stilzwijgend voorgezet voor een jaar en/of langer, tenzij er tijdig wordt opgezegd.
Er geldt een opzegtermijn van vier weken voor het einde van het kalenderjaar. De opzegging kan geschieden per brief of per email aan de secretaris (of diens gemachtigde) van de vereniging of bij de ledenadministratie. Er volgt daarna een bevestiging van de opzegging.
Na de opzegging dient het lid zich zelf af te melden voor de nieuwsbrief van VIB. Het is derhalve mogelijk om niet lid te zijn en wel de nieuwsbrief te ontvangen.
Artikel 4 Rechten leden
Ieder lid van de vereniging heeft toegang tot de algemene ledenvergadering welke jaarlijks wordt gehouden.
Artikel 5 Introducé
De leden hebben de mogelijkheid een introducé mee te nemen naar een bijeenkomst. Aan een introducé kan een bijdrage worden gevraagd voor het deelnemen aan een event, workshop of andere activiteit. Vooraf wordt bekend gemaakt wat de bijdrage zal zijn voor de introducé en/of leden. Deze kosten kunnen worden verrekend met de contributie als de introducé op de betreffende activiteit besluit om lid te worden. Een en dezelfde persoon kan slechts eenmaal per kalenderjaar zonder betaling als geïnteresseerde een ViB activiteit bijwonen.
Artikel 6 Financiële verplichtingen
De leden gaan akkoord dat na aanmelding de jaarlijkse contributie betaald moet worden, deze bedraagt € 147,50 per jaar. De penningmeester heeft het recht de lidmaatschapsgelden te innen via een automatische incasso.
Voor een tweede lid van hetzelfde bedrijf wordt een korting verleend ad € 50,00.
Indien er extra kosten zijn voor een activiteit wordt dit uitdrukkelijk aangegeven op de website en/of in de nieuwsbrief en/of via de LinkedIn Groep.
In beginsel zijn de activiteiten voor leden gratis.
De contributie wordt jaarlijks gefactureerd aan het begin van elk kalenderjaar.
Voor het leveren van diensten en prestaties van leden tijdens bijeenkomsten wordt geen vrijstelling van (eventuele) eigen bijdrage verleend.
Bestuursleden en Commissieleden kunnen een gemotiveerd verzoek doen aan de penningmeester voor een vrijstelling van de contributiegelden. Het Bestuur zal deze aanvraag beoordelen.
Artikel 7 Activiteiten
Aanmelden voor activiteiten. Elk lid kan zich via de website aanmelden voor activiteiten van de vereniging. Voor de Meet & Greet (netwerkborrels op vrijdagen) is geen aanmelding nodig. Deze zijn vrij toegankelijk voor leden en introducés. Voor een Meet & Greet special kan een bijdrage worden gevraagd.
Input voor activiteiten kan worden aangeleverd aan de voorzitter van de Activiteitencommissie.
Artikel 8 Communicatie en LinkedIn Groep
De activiteitencommissie beheert de website en verzorgt de nieuwsbrieven, evenals alle andere PR-activiteiten voor de vereniging. Input voor de website en / of nieuwsbrieven kan worden aangeleverd aan de voorzitter van de activiteitencommissie.
De vereniging heeft een LinkedIn Groep waar een ieder lid van kan worden. De voorzitter van de activiteitencommissie beheert de LinkedIn Groep. Via de LinkedIn Groep worden ook de activiteiten aangekondigd.
ViB heeft ook een besloten facebookgroep. Hierin worden o.a. activiteiten / nieuws aangekondigd, bestaat de mogelijkheid om vragen te stellen, het eigen bedrijf / bedrijfsactiviteiten te promoten etc.
Voor de website, LinkedIn en Facebook zullen regelmatig foto’s tijdens activiteiten worden gemaakt en gepubliceerd. Dit zal vooraf bij de activiteiten worden gemeld. ViB gaat ervan uit dat aanwezigen hierin toestemmen, tenzij een aanwezige aangeeft hiertegen bezwaar te hebben. Dan zal deze persoon niet worden gefotografeerd.
Art. 9 Privacyverklaring
Bij inschrijving verwerkt het bestuur van ieder (nieuw) lid de volledige naam, voornamen, adres, email adres, naam bedrijf. Wijzigingen van de onder genoemde gegevens dienen schriftelijk te worden doorgegeven aan het secretariaat van ViB. De bedrijfsgegevens worden op de ViB website geplaatst zolang het lidmaatschap duurt.
De genoemde gegevens worden gekopieerd naar de nieuwsbrief mailinglist, totdat het ViB lid zich zelf heeft afgemeld voor de nieuwsbrief. Het is dus ook mogelijk om los van het lidmaatschap de nieuwsbrief te ontvangen.
Communicatie via officiële (email, website) en onofficiële (social media) kanalen richting ViB kan verwerkt worden door het bestuur of commissieleden als het zaken omtrent het ViB betreft.
Het ViB verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Bij gebruik van de website kunnen de technische meetgegevens van de apparatuur, zoals IP adres, identifiers in cookies, jouw surfgedrag op de ViB website worden opgeslagen.
De gegevens van ViB leden worden opgeslagen in Dropbox. Alleen het bestuur, de activiteitencommissie en het ViB lid, belast met de ledenadministratie, hebben toegang tot die gegevens. Slechts 3 leden (1 van het bestuur en 1 van de activiteiten commissie en degene belast met de ledenadministratie) kunnen als beheerder de gegevens in Dropbox bewerken.
Gegevens van oud leden worden maximaal 7 jaar bewaard.
Artikel 10 Slot
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op 12 januari 2012 door het bestuur van ViB en de ALV.
Art. 3, 5 en 8 zijn gewijzigd en art. 9 en 10 zijn toegevoegd door de ALV van 18 januari 2019.